اهمّ خصوصیّات و صلاحیت‌های لازم منشی مراکز درمانی:

۱ـ بهره هوشی(IQ) بالاتر ازحد متوسط و نیز هوش عاطفی و هیجانی(EQ) بالا

یعنی توانایی استفاده از چهار مهارت خودآگاهی، خود مدیریتی، آگاهی اجتماعی و هنر مدیریت رابطه تا در ایجاد یک فضای توأم با نظم، نظافت، آرامش، سعه‌صدر و قدرت ابتکارو تصمیم‌گیری موفق‌گردد.

۲ـ حسن خلق و مهربانی:

قالَ‌الحَسَن(ع): «أحسَنُ الحَسَن خُلق الحَسَن. بهترین نیکی‌ها خوش‌خلقی و اخلاق نیکوست.»

منشی باید با مهربانی و راهنمایی و کمک به بیمار و روابط عمومی خوب به او آرامش دهد. مانند دریا باشد که همه موج‌ها، نا آرامی‌ها و آلودگی‌ها را تحمل کرده، موجودات زنده را در خود حفظ، دریا را پاک و عموماً آرام نگاهداری می‌کند.

بیماران دارای شرایط فیزیکی و روحی ویژه‌ای هستند که به‌علت بیماری، ضعف و مشکلی که از آن رنج می‌برند. حساس، زودرنج و کم‌حوصله‌اند. منشی باید خود را جای بیمار بگذارد و از خود بپرسد اگر روزی بیمار شد دوست دارد چه رفتاری با او داشته باشند؟ پس با حسن‌خلق، سعه‌صدر و شکیبائی، تعامل ایجادکرده، به او آرامش‌دهد و ضمن برخورد صحیح با این افراد از مشکلات آنان بکاهد.

۳ـ فضائل اخلاقی و درست‌کاری:

هنگامی که پزشک برای مطب خود منشی انتخاب و استخدام می‌کند در واقع به‌صداقت، نظم و درست‌کاری او اعتماد کرده است لذا منشی نیز پاسخ این اعتماد را باید با اعتماد بدهد و به‌اصطلاح حلال‌خور و باصداقت باشد. ضمن ستایش از زحمات و خدمات صادقانه و بی‌شائبه منشی‌های فراوانی‌که باعشق، ایثار، محبّت، تحمّل سختی‌ها، باخلوص و نیّت‌پاک به خدمت و اداره مطب اشتغال دارند باید گفت منشی خوب و با ایمان همان مبلغی را که پزشک معلوم کرده، بدون‌کم و زیاد به‌عنوان ویزیت از بیمار دریافت‌کرده و علاوه‌بر ثبت تعداد و مبلغ درصندوق امنی نگهداری می‌کند و در مطب‌های شلوغ نیز برای دادن نوبت رعایت صداقت و امانتداری و درست‌کاری را می‌نماید و خود را در پیشگاه‌الهی و وجدان خود مسئول می‌داند.

۴ـ دوست‌داشتن منشی‌گری و تعامل بابیماران:

علاوه بر گذراندن دوره آموزش منشی گری یکی از شرط‌های اساسی منشی‌ گری این است‌که این حرفه را دوست بدارد و از این که به انسان‌های دیگری کمک می‌کند و از آلام و ناراحتی‌های آنها می‌کاهد لذّت‌ببرد.

انجام وظایفی مانند ارتباط صحیح با بیماران و همراهان با سعه‌صدر، رعایت‌نظم و آراستگی مطب، نظافت و بهداشت محیط مطب، ثبت و ضبط پرونده‌ها و مدارک پزشکی، مهارت در استفاده از نرم‌افزارهای کامپیوتری، مدیریت بیماران متنوّع، اصول شایسته‌ پذیرش و نوبت‌دهی، ثبت وضبط و رسیدگی به‌پیام‌ها و پاسخ مؤدبانه به تلفن‌ها، توجّه و اهمیّت‌دادن به‌معرفی‌نامه‌های پزشکان دیگر و مانند اینها. دوست‌داشتن کار و عشق و علاقه‌ای را می‌طلبد که مشکلات و موانع نتوانند آن را متزلزل‌کرده یا تقلیل‌دهند.

منشی که حالتی بی‌تفاوت، افسرده، مضطرب و نامتعادل دارد یا غالباً عبوس، عصبی و خشم‌آلود است و گاهی این‌چنین است و گاهی آنچنان هرگز قادر نخواهدبود که نشاط، صفا، امنیت‌خاطر، اعتماد و راهنمایی بیماران را که طبعاً حال و حوصله چندانی ندارند تأمین‌نماید.

۵ـ دوره‌ها و گارگاه‌های آموزشی:

باتوجه به‌اینکه منشی‌ها دروازه‌بان حوزه مطب و عاملی مهم درارائه و بهبود خدمات بهداشتی، درمانی و رفتاری محسوب می‌شوند برای توانمندسازی آنان گذراندن دوره‌ها و کارگاه‌های آموزشی در زمینه‌های پزشکی و بهداشت، روانشناسی تربیتی، مشاوره، اخلاق و مدیریت، مهارت‌های ارتباطی، مدارک‌پزشکی و روش‌های شناخت و تغییر رفتار در دوره‌های متناوب ضرورت دارد.

مهارت های عمومی منشی گری شامل:

– دارای روابط عمومی بالا و تونایی برقراری ارتباط در محیط کار

-ظاهر وپوشش مناسب در محیط کار

-داشتن اعتماد به نفس بالا خصوصا در هنگام صحبت تلفنی و مواجه با مشتریان

-اعتماد به نفس و قدرت سازگاری با موقعیت های متفاوت

-رفتار اجتماعی مناسب و صمیمی و خوش رو بودن

-اطلاعات عمومی قوی و چک کردن هر روز تقویم

-راز داری و متعهد بودن

-وقت شناسی و انضباط کاری

و…

مهارت های تخصصی منشی گری(منشی گری مدرن):

-تونایی مدیریت موثر زمان

-تونایی برنامه ریزی و هماهنگی فعالیت ها در حیطه کاری

-آشنایی باآداب معاشرت و تشریفات اداری

-توانایی بایگانی

-اصول مکاتبات اداری و گزارش نویسی

-دقت و توجه به جزئیات و حافظه فعال و قوی

-داشتن اطلاعاتی در مورد آن شرکت و یا آن اداره ای که در آن مشغول است

-مهارت در تایپ وآشنایی با برنامه های آفیس کامپیوتری

-آشنایی با پذیرایی و تشریفات پذیرایی

منشی در لغت به معنای ایجادکننده ، بوجودآورنده و ابداع کننده است. منشی به شخصی گفته می شود که توسط شخص یا سازمانی استخدام گردد. و بطور خلاصه کسی که کار منشیگری را انجام می دهد باید از عهده وظایفی چون تنظیم برنامه روزانه ، توانایی تنظیم جلسه ها ، نامه نگاری ، تنظیم انواع گزارش ها از فعالیت های مختلف ، کار با کامپیوتر و اینترنت ، تایپ ده انگشتی متون فارسی و انگلیسی ، مسئولیت پذیری و نظارت برآید که در دوره آموزش منشی گری گفته می شود.
مهارت لازم برای منشی گری

• مهارت های نوشتاری و گفتاری خوب – به دلیل ارتباط کاری زیاد با کارکنان شرکت (سازمان) و مخصوصا مدیریت ارشد
• مهارت سازماندهی و مدیریت زمان – به دلیل مسئولت تنظیم زمان جلسات مدیریت و برقراری هماهنگی بین مدیران و مسئولین بخش های مختلف و …
• مهارت در تایپ، کار با برنامه های مورد نیاز کامپیوتری
• آشنایی با دستور زبان و نحوه نامه نگاری – زیرا در خیلی از شرکت ها نامه های اداری توسط منشی تایپ می شود.
• دقت و توجه به جزئیات
• توانایی تحمل فشار کاری زیاد و انجام به موقع کارها
• توانایی کار تیمی – زیرا مسئول دفتر یا منشی در بسیاری از شرکت ها بیشترین ارتباط را با سایر افراد داخل یا خارج از شرکت بر عهده دارد و لازم است بتواند با آنها تعامل مثبت و سازنده ای داشته باشد.

​وظایف منشی :

• نگهداری مستندات و پیام های کاغذی و الکترونیکی
• تنظیم و ثبت وقت ملاقات و جلسات مدیران
• دریافت و رسیدگی به ایمیل های رسیده به حساب ایمیل عمومی شرکت
• پاسخگویی به نامه ها و ایمیل های ارجاع شده از سوی مدیریت و سایر کارکنان
• پاسخگویی به تلفن ها
• کار با ماشین فکس، سیستم های تلفن و ویدئو کنفرانس و سایر تجهیزات اداری
• تایپ نامه و تصحیح اشتباهات لغوی و گرامری آنها
• کار با برنامه های کامپیوتری مانند Excel، Word، Access و سایر برنامه های نرم افزاری دفتری
• و سایر وظایف عمومی و دفتری متناسب با نیازهای هر شرکت و حتی سلیقه مدیریت