منشی در لغت به معنای ایجادکننده ، بوجودآورنده و ابداع کننده است. منشی به شخصی گفته می شود که توسط شخص یا سازمانی استخدام گردد. و بطور خلاصه کسی که کار منشیگری را انجام می دهد باید از عهده وظایفی چون تنظیم برنامه روزانه ، توانایی تنظیم جلسه ها ، نامه نگاری ، تنظیم انواع گزارش ها از فعالیت های مختلف ، کار با کامپیوتر و اینترنت ، تایپ ده انگشتی متون فارسی و انگلیسی ، مسئولیت پذیری و نظارت برآید که در دوره آموزش منشی گری گفته می شود.
مهارت لازم برای منشی گری
- مهارت های نوشتاری و گفتاری خوب – به دلیل ارتباط کاری زیاد با کارکنان شرکت (سازمان) و مخصوصا مدیریت ارشد
- مهارت سازماندهی و مدیریت زمان – به دلیل مسئولت تنظیم زمان جلسات مدیریت و برقراری هماهنگی بین مدیران و مسئولین بخش های مختلف و …
- مهارت در تایپ، کار با برنامه های مورد نیاز کامپیوتری
- آشنایی با دستور زبان و نحوه نامه نگاری – زیرا در خیلی از شرکت ها نامه های اداری توسط منشی تایپ می شود.
- دقت و توجه به جزئیات
- توانایی تحمل فشار کاری زیاد و انجام به موقع کارها
- توانایی کار تیمی – زیرا مسئول دفتر یا منشی در بسیاری از شرکت ها بیشترین ارتباط را با سایر افراد داخل یا خارج از شرکت بر عهده دارد و لازم است بتواند با آنها تعامل مثبت و سازنده ای داشته باشد.
وظایف منشی :
- نگهداری مستندات و پیام های کاغذی و الکترونیکی
- تنظیم و ثبت وقت ملاقات و جلسات مدیران
- دریافت و رسیدگی به ایمیل های رسیده به حساب ایمیل عمومی شرکت
- پاسخگویی به نامه ها و ایمیل های ارجاع شده از سوی مدیریت و سایر کارکنان
- پاسخگویی به تلفن ها
- کار با ماشین فکس، سیستم های تلفن و ویدئو کنفرانس و سایر تجهیزات اداری
- تایپ نامه و تصحیح اشتباهات لغوی و گرامری آنها
- کار با برنامه های کامپیوتری مانند Excel، Word، Access و سایر برنامه های نرم افزاری دفتری
- و سایر وظایف عمومی و دفتری متناسب با نیازهای هر شرکت و حتی سلیقه مدیریت
